Informativa Privacy

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Denominazione

Monsoon S.r.l., proprietaria del marchio Docurisk.

Sede legale

Via G. Fantoli 28/15, 20138 Milano (MI), Italia

P.IVA / C.F.

11353620963

Email privacy

privacy@docurisk.it

Email di servizio

supporto@docurisk.it

Per l'esercizio dei diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR e per ogni comunicazione in materia di protezione dei dati personali, utilizzare esclusivamente l'indirizzo privacy@docurisk.it.

1.1 Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Titolare ha valutato di non procedere alla nomina di un DPO, non ricorrendo i presupposti obbligatori di cui all'art. 37 GDPR. Per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei dati personali è possibile rivolgersi all'indirizzo email indicato sopra.

La presente Informativa è unica e si applica a tutti gli utenti della piattaforma Docurisk, distinti in tre ruoli:

La sezione 13 raccoglie le specificità di ciascun ruolo. Le sezioni precedenti si applicano in via generale a tutti.

Docurisk fornisce un servizio software-as-a-service per la valutazione documentale e finanziaria di candidati inquilini, articolato in:

• Analisi automatica di documenti d'identità, reddituali (buste paga, CU, modello 730/Unico) e contrattuali;
• Generazione del Dossier Affidabilità tramite fornitori terzi qualificati per verifiche su registri pubblici italiani (protesti, pregiudizievoli, cariche, partecipazioni, dati catastali nazionali);
• Elaborazione di un punteggio sintetico di affidabilità (Score Docurisk 0–100) basato su algoritmi proprietari;
• Generazione di un report finale (Dossier) in formato PDF, condivisibile su iniziativa dell'Inquilino tramite link sicuro a Proprietari e Agenzie da lui indicati.

Il Servizio costituisce un supporto decisionale e non sostituisce SIC regolamentati, consulenza legale, finanziaria o assicurativa, né garantisce l'assenza di insolvenze nel rapporto locativo.

4.1 Inquilino / Candidato

• Dati anagrafici (nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale);
• Dati di contatto (email, telefono, indirizzo);
• Documento d'identità e relativo numero;
• Dati reddituali e di occupazione desunti dai documenti caricati (buste paga, CU, 730/Unico, contratto di lavoro);
• Esiti delle verifiche effettuate su registri pubblici italiani (protesti, pregiudizievoli immobiliari, cariche societarie, partecipazioni, dati catastali nazionali);
• Score Docurisk e indicatori derivati di affidabilità economico-finanziaria;
• Log tecnici e metadati di accesso (indirizzo IP, user agent, timestamp).

4.2 Proprietario

• Dati anagrafici e di contatto;
• Dati identificativi dell'immobile oggetto della locazione;
• Dati di fatturazione e pagamento (gestiti tramite provider esterno);
• Log tecnici e metadati di accesso.

4.3 Agenzia (contesto B2B)

• Dati aziendali (ragione sociale, P.IVA, sede, REA);
• Dati delle persone fisiche referenti (legale rappresentante, referente commerciale, operatori del team);
• Dati di fatturazione e pagamento;
• Log tecnici e metadati di accesso.

In contesto B2B i diritti GDPR di cui agli artt. 15–22 si applicano esclusivamente alle persone fisiche referenti dell'Agenzia, non alla persona giuridica.

Erogazione del Servizio

Esecuzione del contratto e misure precontrattuali — art. 6.1.b GDPR.

Generazione del Dossier Affidabilità

Esecuzione del contratto con l'Inquilino e/o il cliente attivatore — art. 6.1.b GDPR; per dati provenienti da fonti pubbliche, art. 6.1.f GDPR (legittimo interesse alla prevenzione frodi e tutela del credito locatizio).

Condivisione del Dossier verso terzi indicati dall'Inquilino

Consenso esplicito dell'interessato — art. 6.1.a GDPR; sempre revocabile.

Obblighi contabili, fiscali e antiriciclaggio

Adempimento di obblighi di legge — art. 6.1.c GDPR.

Sicurezza della Piattaforma e prevenzione abusi

Legittimo interesse del Titolare — art. 6.1.f GDPR.

Assistenza clienti e gestione richieste

Esecuzione del contratto e legittimo interesse — artt. 6.1.b e 6.1.f GDPR.

Difesa in giudizio

Legittimo interesse del Titolare — art. 6.1.f GDPR.

Docurisk non effettua attività di marketing diretto né profilazione pubblicitaria. Eventuali comunicazioni di servizio sono strumentali al rapporto contrattuale.

Il Dossier Affidabilità è generato nell'interesse dell'Inquilino in quanto soggetto dell'analisi. L'Inquilino mantiene il controllo sulla sua condivisione: può generare link sicuri, limitarne la durata e revocarli in qualsiasi momento dalla propria dashboard.

Quando il Servizio è attivato da un Proprietario o da un'Agenzia, il cliente attivatore agisce sotto la propria responsabilità nel raccogliere il consenso del Soggetto Verificato all'acquisizione e all'elaborazione dei documenti reddituali e contrattuali. Docurisk fornisce strumenti tecnici (modelli di informativa, raccolta consensi, link sicuri) per agevolare l'adempimento.

Il Dossier ricevuto da Proprietari o Agenzie può essere utilizzato esclusivamente per la valutazione locativa relativa all'immobile per cui è stata attivata la verifica; è espressamente vietata la re-distribuzione a terzi non autorizzati.

Docurisk non richiede, di norma, il trattamento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR (es. dati sanitari, convinzioni religiose o politiche, dati biometrici, orientamento sessuale). Qualora documenti caricati dall'Utente contenessero incidentalmente tali informazioni, Docurisk le ignora ai fini dell'elaborazione e raccomanda all'Utente di oscurarle prima del caricamento.

È espressamente vietato l'uso del Servizio per finalità discriminatorie o per profilazione su basi vietate dalla normativa vigente.

Il trattamento è effettuato con strumenti informatici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate. Docurisk adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR, tra cui:

• Cifratura dei dati in transito (TLS) e at rest;
• Accessi tracciati e segregati per ruolo, con principio del minimo privilegio;
• Conservazione su infrastrutture cloud localizzate nell'Unione Europea;
• Backup periodici e procedure di disaster recovery;
• Audit interni e processi di gestione delle vulnerabilità;
• Formazione del personale autorizzato al trattamento.

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, e comunque secondo i seguenti termini massimi:

Dati contrattuali e di fatturazione

10 anni dalla cessazione del rapporto (art. 2220 c.c. e normativa fiscale).

Dossier e dati delle verifiche

Durata del rapporto contrattuale + 10 anni, per finalità di difesa in giudizio e obblighi documentali (artt. 2946 e 2220 c.c.).

Dati account dopo cancellazione

Rimozione entro 30 giorni, fatti salvi i dati conservati per obblighi di legge nei termini sopra indicati.

Log tecnici di accesso e sicurezza

12 mesi (Provv. Garante 27.11.2008 e successive integrazioni).

Dati di contatto per richieste non andate a buon fine

24 mesi dall'ultima interazione.

Decorsi i termini, i dati sono cancellati o resi anonimi in forma irreversibile, salvo eventuali obblighi di conservazione imposti da autorità competenti.

I dati possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari alle finalità sopra indicate, alle seguenti categorie di destinatari, nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR ove ricorrano i presupposti:

• Provider di hosting e infrastruttura cloud (server localizzati nell'Unione Europea);
• Google LLC — fornitore della piattaforma di analytics Google Analytics 4 (statistiche aggregate e anonime, solo con consenso dell'utente);
• Microsoft Corporation — fornitore di Microsoft Clarity per l'analisi comportamentale aggregata (heatmap, session replay anonimizzate, solo con consenso dell'utente);
• Fornitore terzo qualificato per verifiche documentali e su registri pubblici italiani (protesti, pregiudizievoli, cariche, partecipazioni, dati catastali nazionali);
• Provider di posta elettronica transazionale per l'invio di comunicazioni di servizio;
• Provider di pagamento (gateway) per la gestione di fatturazione, abbonamenti e pacchetti crediti;
• Consulenti legali, fiscali e di compliance vincolati a obblighi di riservatezza;
• Autorità pubbliche, giudiziarie e di vigilanza, su loro richiesta e nei limiti di legge.

L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scritta all'indirizzo privacy@docurisk.it.

Di norma i dati personali sono trattati e conservati all'interno dell'Unione Europea. Qualora, per esigenze tecniche o organizzative, si rendesse necessario un trasferimento verso paesi extra-UE, Docurisk garantirà l'adozione di adeguate garanzie ai sensi degli artt. 44–49 GDPR, in particolare tramite Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR) o trasferimento verso paesi oggetto di decisione di adeguatezza (art. 45 GDPR).

In ogni momento l'interessato può esercitare nei confronti del Titolare i seguenti diritti:

• Diritto di accesso ai propri dati personali (art. 15 GDPR);
• Diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16 GDPR);
• Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio", art. 17 GDPR), nei limiti consentiti dalla legge;
• Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR);
• Diritto di opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21 GDPR);
• Diritto di revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento pregresso (art. 7 GDPR);
• Diritto a non essere sottoposto a decisioni automatizzate, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici (art. 22 GDPR), con possibilità di richiedere l'intervento umano e il riesame della valutazione;
• Diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

Le richieste vanno inoltrate per iscritto a privacy@docurisk.it. Il Titolare risponde entro 30 giorni dal ricevimento, prorogabili di ulteriori 60 giorni in caso di particolare complessità.

13.1 Inquilino / Candidato

• Il Dossier Affidabilità è generato nel suo interesse e gli appartiene in quanto soggetto dell'analisi;
• Può condividere il Dossier tramite link sicuri, a scadenza e revocabili dalla propria dashboard;
• Può richiedere in qualsiasi momento il riesame umano della valutazione (art. 22 GDPR);
• Il caricamento di documenti reddituali e contrattuali richiede sempre un consenso esplicito;
• Mantiene il diritto di sapere a chi ha condiviso il Dossier e di revocarne l'accesso.

13.2 Proprietario

• Utilizza il Dossier ricevuto esclusivamente per la valutazione del candidato in relazione al proprio immobile;
• Si obbliga a informare preventivamente il candidato sulla finalità e modalità della verifica;
• Non può re-distribuire il Dossier a terzi non autorizzati né utilizzarlo per finalità ulteriori;
• È titolare autonomo del trattamento per le valutazioni e decisioni assunte sulla base del Dossier ricevuto;
• Conserva il Dossier nel proprio ambito esclusivamente per il tempo strettamente necessario alla decisione locativa e per la difesa in giudizio.

13.3 Agenzia (B2B)

Nel rapporto B2B con l'Agenzia il GDPR tutela i dati delle persone fisiche referenti. I dati aziendali della persona giuridica sono trattati per la gestione del rapporto contrattuale.

• L'Agenzia opera come intermediario tra Inquilino e Proprietario e ne assume la corrispondente responsabilità;
• Si obbliga a raccogliere preventivamente i consensi necessari dai candidati inquilini valutati;
• Può essere nominata Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR per le attività svolte per conto di propri clienti proprietari, previa sottoscrizione di apposito accordo;
• I dati dei referenti persone fisiche sono trattati per la gestione del rapporto contrattuale, l'assistenza e gli obblighi di legge.

La Piattaforma utilizza cookie tecnici essenziali per il funzionamento del Servizio (autenticazione, sicurezza, bilanciamento di carico, preferenze di interfaccia). Tali cookie non richiedono consenso ai sensi della normativa vigente.

Con il consenso espresso dell'utente, attiviamo inoltre cookie analitici di Google Analytics 4 (Google LLC) e Microsoft Clarity (Microsoft Corporation) per raccogliere statistiche aggregate e anonime sull'utilizzo della piattaforma, comprese heatmap e registrazioni di sessione anonimizzate. I dati sono raccolti in forma anonima (IP mascherato) e non sono utilizzati per finalità di profilazione o advertising. L'utente può revocare il consenso in qualsiasi momento tramite il banner o le impostazioni del browser.

Docurisk non utilizza cookie di profilazione pubblicitaria né condivide dati di navigazione con circuiti di advertising. Per il dettaglio completo dei cookie utilizzati, delle finalità e delle modalità di gestione consulta la Cookie Policy.

Il Titolare si riserva la facoltà di aggiornare la presente Informativa per adeguarla a sopravvenute modifiche normative, organizzative o tecnologiche. La versione aggiornata sarà sempre disponibile su docurisk.it/privacy, con indicazione del numero di versione e della data di ultimo aggiornamento in apertura del documento. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti registrati saranno informati tramite email o avviso in dashboard.